Tutanak Ve Savunma Yazısı Nasıl Yazılır. Ve Nelere Dikkat Edilmelidir?

Tutanak nedir?

Bir olayı veya herhangi bir durumu kayıt altına almak amacıyla hazırlanan; olayın ya da durumun ilgilileri tarafından imza altına alınarak oluşturulmuş belgeye tutanak adı verilir.

Örnek: 
                                TUTANAK 

                                              İstanbul, __/__/2016

PERSONEL__________
Adı Soyadı       :
T.C Kimlik no :
Görevi           :
Bölümü           :

…………………………………… görevini sürdüren Sn. ………………………….. ..../...../.....günü saat..........da yapılan kontrolde “mesai saatleri içerisinde uzun süreli ve sık sık yapılan özel cep telefonu kullanımı nedeniyle iş görme edimini aksattığı ve bu konuda daha önce sözlü olarak uyarılmasına rağmen, tehditlerde bulunarak(….) cep telefonuyla sık sık görüşmeler yapmaya devam ettiği ” ( İşyeri temizliği, raf düzeni, açılış kapanış işlemleri, müşteriyi güler yüzle karşılama, yaka kartı takmaması, mesaiye sürekli geç gelmesi, mola sürelerine uymama, kılık kıyafet prosedürüne uygun davranmama) zamanında yapmamış olduğu / tespit edilmiştir.

Bu davranışın diğer çalışanlara ek yük getirmiş ve personelin / işyeri kültürünü benimsemeyerek uyumsuz hareketlerin devamına neden olacağı ve bu uyumsuzluğun diğer çalışanlara kötü örnek teşkil edeceği sonucuna varılmıştır.

İş bu tutanak şahitler huzurunda anılan işçinin bahse konu durumu belgelemek amacıyla olaya tanık olanların tespiti üzerine ..../...../..... tarihinde düzenlenmiştir.

TANIK                  TANIK       İŞVEREN/VEKİLİ
Adı Soyadı:              Adı Soyadı:            Adı Soyadı:
Görevi :                 Görevi :               Görevi :
İmzası                   İmzası                 İmzası


“Bazı durumlarda tutanak, ilgili yerde olayın vuku bulduğu anda tutanak altına alınması gerekmektedir.”

TUTANAK

İstanbul, __/__/2016

PERSONEL__________

Adı Soyadı       :
T.C Kimlik no    :
Görevi           :
Bölümü           :

Kurumumuzda kurum çalışanlarının huzurunu bozucu ve itibarını zedeleyici amirleri hakkında “dedikodu” mahiyetinde ifadeler kullandığınız, ahlak ve iyi niyet hallerinin ihlaline sebebiyet verdiğiniz tespit edilmiştir.Konuya ilişkin bu tutanak ilk uyarı mahiyetinde olup devamı tespit edilirse gerekli işlemlerin yapılacağı tarafınıza bildirilir.

Konuyla ilgili olarak mesai bitimine kadar ( bugün ) savunmanızı yazınız.

Durumu belirten iş bu tutanak tebellüğ yerine geçmesi için şahitler huzurunda imza altına alınmıştır……./……./2016

TANIK                            TANIK       İŞVEREN/VEKİLİ

Adı Soyadı:                      Adı Soyadı:                                       Adı Soyadı:                                           Görevi :                            Görevi :                                             Görevi :                                                 İmzası                                İmzası                                                İmzası


Örnek;
 “ Kurumumuzun ……………………. bölümünde …………………….. görevi yapmakta olan ve yukarıda açık kimliği yazılı çalışan ; amirlerinden/ işvereninden yazılı ve sözlü izin almadan ve haklı bir neden bildirmeden …../……/2016 tarihindeki ………… saatinde başlaması gereken mesaisine …………. saatinde gelerek mesaisine geç kalmıştır. Durumu belirten iş bu tutanak tebellüğ yerine geçmesi için şahitler huzurunda imza altına alınmıştır. ………/………/2016 ”

Tutanak hazırlarken nelere dikkat edilmelidir?

  • Tutanaklar, tarih ve saatle başlar, yine tarih ve saatle biter.
  • Tutanaklarda mümkünse 2 şahit (2 yoksa 1 de olur)
  • Tutanaklar kağıdı temiz olmalı, yazılarda silinti veya kazıntı olmamalıdır.
  • Tutanaklarda kağıdın sadece bir yüzüne yazı yazılır. (Eğer birden fazla sayfaya yazılacaksa, üst tarafa sayfa numaraları yazılır. Her sayfası tutanağı tutan kişi veya kişilerce paraflanmalıdır.)
  • Tutanaklar, aynı kalemle ve aynı kişi tarafında yazılmalıdır. Daktilo veya bilgisayarda da hazırlanabilir.
  • Tutanakların vuku bulan olay ile aynı gün içerisinde tutulması gerekmektedir. Eğer işe devamsızlık nedeninden tutulan bir tutanak ise devamsızlık yapan personel şahitler huzurunda ev ve cep telefonundan aranarak işe neden gelmediğinin sorulması gerekmektedir. Devamsızlık yapan personelin verdiği cevap kelimesi kelimesine ilgili tutanağın üzerine şahitler huzurunda yazılıp imza altına alınması gerekmektedir.( Örnek : ………….isimli personel aşağıda isimleri yazılı personellerimizin şahitliği huzurundan 0216……………. numaralı telefondan aranarak kendisine ulaşılmıştır ve personel bir daha işe gelmek istemediğini beyan ederek yanıt vermiştir. )
  • İşe devamsızlık halinde tutulan tutanaklar her gün için ayrı ayrı tutulması gerekmektedir, kesinlikle 3-4 günlük devamsızlıkların tek bir evrakta gösterilmesi uygun değildir. Her gün için ayrı ayrı tutanak tutulması gerekmektedir.

Genel olarak hangi durumlar için tutanak tutulur

  • Devamsızlık – İşe gelmemek
  • İşe geç gelmek
  • Verilen görevi yerine getirmemek
  • İşyerinin huzurunu bozmak, dedikodu yapmak
  • İşyerinin huzurunu bozmak, amirleri ve
    diğer çalışanlar hakkında gururu zedeleyici ifadeler kullanmak
  • Kurum içinde kavga etmek, küfürlü konuşmak
redKit-300x300

“Uyarı” ve “İhtar” ne anlama geliyor? (http://www.tdk.gov.tr )
İhtar: Uyarma, dikkat çekme, uyarı
Uyarı: Herhangi bir konu, sorun üzerine ilgi çekme, ikaz, ihtar, tembih)

Bu konuda yorumu size bırakıyoruz hangi terimi kullanırsanız kullanın aslında iki durum da işçinin dikkat ve ilgisini çekme bir yöne çekerek uyarılması diğer bir ifadeyle kınanması, ayıplanması olarak ifade edebiliriz. Birçok durumda üst yöneticiler, İşyeri kurallarını hatırlatmak, işçiyi hatalı ve düzeni bozan huylardan vazgeçirmek gibi sebeplerle ikaz etmek durumunda kalabilir. Aslında buradaki amaç işçiyi bazı davranışlarından vazgeçirmek veya ileride doğabilecek anlaşmazlıklarda delil niteliği taşımasıdır. Genel olarak personelden yazılı olarak savunması istenmesi çalışanlar tarafından bu durumun kötü bir durum olgusu olduğunun kanaatini taşırlar oysa savunma verilmesi durumu şeffaf bir şekilde aktarabileceğiniz ve haksız durumlara düşmemek işçiye için sunulan bir ifade şeklidir. Açıkça kendinizi sözlü olarak değil de yazılı olarak ifade şekli. “Sözlü olarak personelin ikaz edilmesinin kanunlar önünde hiçbir geçerliliği bulunmamaktadır.” Çoğu zaman çalışanlar yazılı olarak daha net kendilerini ifade ettiklerini görürüz. Her alınan savunmanın ardından uyarı ya da ihtar verilecek diye bir durum yoktur. Gerekli durumlarda ek savunma alınmasından kaçınılmaması gerekiyor. İşyerinde gerçekleşen bazı tatsız olaylar, işçinin görevini yerine getirmemesi, sorumsuz davranışları, devamsızlığı, hatta işvereni haklı fesih yapmaya kadar götüren süreçler de dahil olmak üzere, sık sık bu ihtarlara ihtiyaç duyulmaktadır. İşverenin elini güçlendiren en önemli şeylerden biri, bu ikazların personele yapılan Uyarı/İhtarın usulüne uygun bir yol izlenerek verilmesidir.

İhtar(Uyarı); bir olaya ya da duruma/davranışa bağlı olması gerekmektedir. Bu konu ile ilgili iş kanununda açık bir hüküm bulunmamakla birlikte İş Kanun’unun madde 19’da, işçinin sözleşmesini feshetmek isteyen işveren işçi hakkında bir iddiada bulunmuşsa, işçinin savunmasının alınması gerektiği belirtilmiştir. İhtar(Uyarı) sürecinde yapılan tüm bildirimler ve formlar resmi makamlara karşı ispat niteliği taşıyacağı asla unutulmamalıdır. Yönetim gücünüzü kaybettiğiniz anda bu arkadaş ile çalışmak istemiyorum demek değil, adil bir yönetim şekli sonucunda somut deliller ile bu adımlar atılmalı, işten ayrılması için tüm ipler koptuktan sonra her durum için alınan savunma ve verilen uyarı durumu çok daha karmaşık sorunlar haline getirebilmekte.

Böyle bir süreçte nasıl bir yol izlenmeli öncelikle;

Olay Tespit Tutanağı;

İhtar(Uyarı) veya iş sözleşmesinin feshini gerektiren olay gerçekleştiğinde, durumu ilgili mercilere aktaracak “Olay Tespit Tutanağı” oluşturulması gerekmektedir. Bu tutanak, olay anında orada bulunan kişilerin imzasının olduğu (özellikle bordro tanıkları olarak bilinen işyeri çalışanlarının imzasının olması), olayı olduğu gibi aktaran bir tespit formudur. Form hazırlandıktan sonra feshe yetkili mercii/işveren/işveren vekiline iletilir. Formu hazırlayan taraf, olayı gören/bilen kişiler olmalıdır.

Savunma Talep Formu ve Personelin Savunması

İşveren olay tespit tutanağından yola çıkarak personelden yazılı savunması talep etmek için “Savunma Talep Formu” oluşturmalıdır. Bu formla birlikte işveren, kendisine tutanakla aktarılan olayı doğrudan savunma talep formunda belirterek işçinin iddialara karşılık savunmasını iletmesini talep eder. Bu form personele yapılan bir bildirim olduğu için imza karşılığında personele teslim edilmelidir. Bu kural İş Kanunu Madde 109’da düzenlenmiştir.

Örnek:

SAVUNMA İSTEM YAZISI

İstanbul, __/__/2016

Sayın _______________, ________________________olarak görev yaptığınız şirketimizde …./…../….. tarihli tutanak uyarınca, İşyerinde mesai saatleri içerisinde işiniz ve görevinizle meşgul olmanız gerekirken ve bu konuda daha önce sözlü olarak uyarılmasına rağmen çalışma saatleri içerisinde sürekli olarak cep telefonunuz ile meşgul olduğunuz ve amiriniz konumunda olan kişilere karşı tehdit içerikli konuşmalar yaptığınız tespit edilmiştir.

Konu ile ilgili yazılı açıklamalarınızı işbu yazının tebliğinden itibaren bir (1) iş günü içerisinde bizimle paylaşmanızı dikkatinize sunar, aksi halde savunma verme hakkınızdan vazgeçmiş sayılacağınızı bildiririz. …./…../2016

       Tebliğ Eden                             Tebellüğ Eden      İşveren / İşveren Vekili                           Adı-soyadı İmza

          Kaşe İmza

  • Savunma, işçi tarafından el yazısı ile kendisine iletilen Savunma Talep Formuna cevaben yazılmalı ve işçinin imzasını taşımalıdır.
  • Bilgisayar ortamında veya başka bir kişi tarafından yazılmış savunmalar geçerli kabul edilmemektedir.
  • Savunma talep formunda personele savunmasını vermesi için makul bir süre tanınmalıdır. Bu süreler içerisinde savunmanın verilmesi istenebilir.

İfadeden Kaçınma Durumu

Bu noktada bazı işçiler olayla ilgili savunmalarını yazarak ilgili mercie iletmekte, bazıları ise ifadeden kaçınmaktadır. Yazılı savunma vermek istemeyen personel için yapılması gereken 4857 Sayılı İş Kanunu Madde 109’da belirtildiği gibi “imzadan imtina ettiği” an itibariyle bu durumun bir tutanakla tespitidir. Kısaca işçinin, savunmayı belgelendirmediği/cevaplandırmadığı takdirde savunma hakkından feragat ettiği de yazıda açıklanmalıdır.

Örnek: “ Savunma istem yazısı üzerine; ilgili kişinin adı/soyadı iş bu yazıyı tebliğ almaktan ve imza atmaktan imtina etmiştir. ..../...../..... ” notu düşülerek şahit ve tanıklar huzurunda imza altına alınır. İşçiler genellikle bu gibi durumlarda imzadan kaçına bilmekteler imzadan imtina etmek bir çıkış yolu değil işçi için durumu dada da çıkılmaz hale getirmektedir. İşveren veya vekilinin bu durumu tutanakla tespit edip bir veya iki şahitle imza altına alması yeterli görülmektedir.

İşçinin uyarı ve ihtarı tebliğ almaması durumunda işçiye iadeli taahhütlü mektup veya noter vasıtasıyla gönderilmesinde yarar vardır.

Uyarı

Uyarı formu personelin savunmasına karşılık olarak yazılır. Bu nedenle personelin yazılı savunmasında olayla ilgili gerekçeleri çok önemlidir. Uyarı formu bu gerekçeler dikkate alınarak adil bir şekilde hazırlanmalıdır. Uyarı formu da personele imza karşılığında teslim edilir. Bu savunma sonrasında sözleşmenin feshine karar verilmişse uyarı formu oluşturulmaz, fesih bildirimi söz konusu olacaktır.

Örnek:

İHTAR

İstanbul, __/__/2016

Sayın ________________,

Şirketimiz bünyesinde, ……………… “……………………………” olarak görevinizi sürdürmektesiniz.

Mesai saatleri içerisinde işinizi ciddi derecede aksatacak şekilde cep telefonuyla sık sık ve uzun şahsi görüşmeler yapmaya devam ettiğiniz ve iş yerinin düzenini bozan davranışlar sergilediğiniz …/…/….. tarihinde şahitler huzurunda tutulan tutanak ile tespit edilmiş olup, tarafınıza …/…/….. tarihinde tebliğ edilen savunma istem yazısı ile ilgili olarak vermiş olduğunuz yazılı savunmamız tarafımızca incelenmiştir.

Yazılı savunmanızda her ne kadar böyle bir olayın gerçekleşmediğini beyan etmiş iseniz de bu davranışınız şahitler huzurunda tutulan tutanak ile de yukarıda bahsedilen olayın gerçekleştiği sabit olduğundan, sunmuş olduğunuz yazılı savunmanız yetersiz bulunmuştur. İş ve görev tanımınızı gereği gibi ifa etmenizi ve yukarıda bahsedilen hususları alışkanlık haline getirmemenizi, iş sözleşmeniz ve İş Kanunu gereği ahlak ve iyi niyet kurallarına uymayan hal ve benzeri davranışlardan kaçınmanızı, aksi halde benzeri davranışları ısrarla sergilemeniz ve tekrarı durumunda ise 4857 sayılı İş Kanunu’nun ilgili hükümlerine göre iş sözleşmenizin tazminatsız feshedilebileceğini ihtaren bildiririz.

Tebliğ Eden                                                                            Tebellüğ Eden

İşveren / İşveren Vekili                                                             Adı-soyadı

Bu süreçteki tutanakların, bildirimlerin, ihtarların hepsi personele yazılı olarak yapılmalı ve personelin özlük dosyaları içinde saklanmalıdır.

İşçinin Savunmasının Alınmasını Gerektirmeyecek Durumlar

İş Kanununda savunma alınmasına gerek olmadan sözleşmenin fesih edilebileceği durumlar mevcuttur. İşçinin, ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırı tutumu veya davranışı; örneğin iş sözleşmesindeki hususlardan biri ile ilgili işvereni aldatması, işverenin şeref ve haysiyetine aykırı bir durum sergilemesi, başka bir işçiye cinsel tacizde bulunması, hırsızlık yapması, işverenin güvenini kötüye kullanması, uzun süreli hapisle cezalandırılması gibi durumlarda, savunması alınmadan, iş akdi feshedilebilir.(Somut olarak olayın belgelendirildiği takdirde)

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir